Η λίστα που πρέπει να τσεκάρετε για να τελειώσετε το χρόνο (2014) δυνατά / A checklist for finishing the year strong

[For English scroll down]

Η λίστα που πρέπει να τσεκάρετε για να τελειώσετε το χρόνο (2014) δυνατά 

“Η ζωή αρχίζει ξανά από την αρχή όταν πιάνουν τα κρύα το φθινόπωρο.” 

Ο Υπέροχος Γκάτσμπυ

Ο ρυθμός της χρονιάς λογικά επιταχύνεται τον Σεπτέμβριο καθώς οι εργαζόμενοι επιστρέφουν από τις διακοπές και οι μαθητές επιστρέφουν στα σχολεία. Επωφεληθείτε από την ψύχρα του φθινοπώρου για να εμποτίσετε με νέα ενέργεια τις ομάδες σας και να εστιάσετε και πάλι στους στόχους που  τελειώνουν στο τέλος της χρονιάς. 

Οι μαθητές επωφελούνται από τον ενθουσιασμό της καινούριας τάξης, των καινούριων πραγμάτων, καθηγητών και μαθημάτων και έτσι δεν υπάρχει λόγος για εμάς, τους επαγγελματίες, να μην αρπάξουμε αυτή την πνοή φρεσκάδας και να την χρησιμοποιήσουμε για να πετύχουμε τους στόχους που θέσαμε γι’ αυτή τη χρονιά και να δούμε με ξεκάθαρη ματιά τα σχέδια για την επόμενη.

1. Επανεξετάστε το προσωπικό σας “Γιατί” και εκείνο του τμήματος ή της εταιρείας σας. Σας ενθουσιάζουν; Σχετίζονται με το περιβάλλον σας; Με την αγορά; Είναι εναρμονισμένα μεταξύ τους; Εάν όχι, δείτε τι άλλαξε και εάν το “Γιατί” πρέπει επίσης να αλλάξει. Έπειτα αξιολογήστε εάν δημιουργείται ένα ντόμινο που απαιτεί και άλλες αλλαγές. Βρείτε ποιες είναι αυτές οι αλλαγές και προχωρήστε σε αυτές γρήγορα, καθώς πρέπει να καλύψετε τον χαμένο χρόνο. 

Προσωπικός Στόχος 

2. Επανεξετάστε τον στόχο. Ο Stephen Covey μας λέει να “σχεδιάζουμε έχοντας το τελικό αποτέλεσμα κατά νου.” Τι σημαίνει επιτυχία για εσάς; Για το τμήμα σας; Για την εταιρεία σας; Να είστε συγκεκριμένοι. Συμφωνούν όλα αυτά; Υποστηρίζει η επιτυχία σας την επιτυχία του τμήματός σας; Και υποστηρίζει η επιτυχία του τμήματός σας την επιτυχία της εταιρείας σας; Οραματιστείτε τη και στη συνέχεια αποτυπώστε τη με λόγια, ώστε να διασφαλίσετε ότι το τμήμα σας γνωρίζει επακριβώς τι πρέπει να επιτύχει.

3. Ποιά είναι τα πιο σημαντικά πράγματα που πρέπει να επιτευχθούν ή να πάνε καλά για εσάς και την ομάδα σας ώστε να είστε επιτυχημένοι αυτή τη χρονιά;  Τι “πρέπει να γίνει” και πόσο χρόνο χρειάζεται για να ολοκληρωθεί; Το ημερολόγιο λέει ότι έχουν μείνει περισσότεροι από τρεις μήνες μέχρι το τέλος του χρόνου, αλλά όλοι μας γνωρίζουμε ότι ο Δεκέμβριος μπορεί να είναι δύσκολος λόγω των εορτών και των διακοπών. Εργάζεστε εσείς και η ομάδα σας με σκοπό να πετύχετε τον στόχο σας το τέλος Νοεμβρίου; Θα έπρεπε. Χρησιμοποιήστε τον Δεκέμβριο σαν δίχτυ ασφαλείας. 

Λίστα πραγμάτων που πρέπει να γίνουν

4. Πως θα παρακολουθείτε την πρόοδο αυτών των σημαντικών “πρέπει να γίνουν” για να είστε σίγουροι ότι βαδίζετε βάσει σχεδίου; Ο χρόνος δεν είναι πλέον πολυτέλεια. Καθημερινές συναντήσεις; Εικονικές αναπαραστάσεις που απεικονίζουν το πόσο απέχετε από τον στόχο, για να μπορούν όλοι να δουν που βρίσκονται (ή δεν βρίσκονται). Ρολόγια με αντίστροφη μέτρηση για να υπερτονίσετε την σπουδαιότητα του να εργαστούν όλοι γρήγορα και αποτελεσματικά;

5. Ενδυναμώστε τις συναντήσεις. Οι συναντήσεις είναι ο ακρογωνιαίος λίθος για τους περισσότερους οργανισμούς. Η βελτίωση της αποτελεσματικότητάς τους μπορεί να αποφέρει επιπλέον καρπούς. Εάν το σύνηθες για τον ομάδα σας είναι να διαρκούν μία ώρα, περιορίστε τις στη μισή ώρα. Εάν μισή ώρα, πηγαίνετε στα 15 λεπτά. Κάντε “όρθιες” συναντήσεις για να τονίσετε την αναγκαιότητα του να είναι κανείς λακωνικός και εστιασμένος. Εάν οι συναντήσεις είναι σε προσωπικό επίπεδο, σκεφτείτε και τους περιπάτους. Εξαλείψτε τη συνήθεια να μπαίνετε σε μία αίθουσα προσποιούμενοι ότι συζητάτε ενώ όλοι κοιτούν τα τηλέφωνά τους. Ίσως να εγκαινιάσετε τον κανόνα “όχι τηλέφωνα” στην αίθουσα. Ίσως αυτές οι αλλαγές να ισχύσουν μόνο μέχρι το τέλος της χρονιάς. Ή ίσως να αποτελέσουν και το νέο καθεστώς.

Μην σταματήσετε μόλις κατανοήσετε και εφαρμόσετε αυτές τις συμβουλές. Λειτουργήστε τις σε τριμηνιαία βάση για να παραμένετε στον στόχο σας και να δημιουργήσετε ένα σταθερό έδαφος για θέματα που προκύπτουν και για να ξεκινήσετε  διαρκώς αυξανόμενες βελτιώσεις. Θα διαπιστώσετε με τον καιρό ότι η διαδικασία θα γίνει δεύτερη φύση σε εσάς και τους συνεργάτες σας. 

A checklist for finishing the year 2014 strong

“Life starts all over again when it gets crisp in the fall.” The Great Gatsby

 The year’s cadence naturally increases in September as workers return from vacations and student return to school. Take advantage of the crispness of fall by injecting new energy into your teams and refocusing them on year-end goals.

Students benefit from the excitement of new classrooms, supplies, teachers and subjects so there’s no reason those of us in the working world can’t grab onto a nugget of that crack-open-the-new spiral freshness and use it to attain this year’s annual goals and provide clarity to plans for the year ahead.

The following are five tips leaders can use to focus themselves and their organizations:

Personal target

1. Review your personal “Why” and that of your department or company.” Do they make you excited? Are they relevant to your environment? To the marketplace? Are they aligned? If not, figure out what’s changed and if the Why needs to change as well. Then evaluate if there’s a domino effect that requires other changes. Figure out those changes make them fast as you have to now make up for lost time.
2. Review the goal. Stephen Covey tells us to “Plan with the end in mind.” What does success look like for you? For your department? For your company? Be specific. Are these aligned? Does your success support your department’s success? And does your department’s success support the company? Visualize it then verbalize it to ensure that your department is clear on what it must achieve
3. What are the critical things that must be accomplished or go right for you and your organization to be successful this year? What are the “must dos” and how long do they take to complete? The calendar says there’s more than three months left in the year but we all know December can be tight due to holidays and vacation schedules. Are you and your teams working against making goals by the end of November? You should. Use December as a cushion. 

   

   To do things

4. How are you going to track against these critical must-dos to ensure that you make your plan? Time is no longer a luxury. Daily status meetings? Visuals depicting how far you are from target volume so that all can see where you are (or aren’t.) Countdown clocks to underscore the urgency of working quickly and effectively?
5. Invigorate meetings. Meetings are a keystone activity in most organizations. Improving their efficacy can reap additional benefits down the line. If your organizational norm is one hour, slash it to half an hour. If half an hour, go to 15 minutes. Have “standing only” meetings to underscore the necessity of brevity and focus. Consider walking meetings if it’s one-on-one. Eradicate the habit of filing into a room to fake talk while everyone checks their smart phone. In fact, initiate a no-smart phone rule. Maybe these changes are only through the end of the year. Or maybe they set a new norm.

Don’t stop once you’ve worked through these tips. Use them on a quarterly basis to keep on track and provide a regular forum for surfacing issues and initiating incremental improvements. You’ll find that over time the process will become second nature to you and employees.

ΠΗΓΗ:smartblogs